Dataskydd och behandling av personuppgifter (personuppgiftspolicy)

Behandling av personuppgifter

Dataskyddet är en central grundläggande princip inom statistikproduktionen, med vilken man försäkrar sig om tillförlitliga primäruppgifter och uppgiftslämnarnas förtroende.

Från den 25 maj 2018 gäller EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) som lag på Åland. Dataskyddsförordningen är till för att skydda enskildas grundläggande rättigheter, särskilt rätten till skydd av och kontroll över sina egna personuppgifter. För Ålands statistik- och utredningsbyrå (ÅSUB) styr därtill Statistiklagen för landskapet Åland samt Landskapslag om dataskydd inom landskaps- och kommunalförvaltningen. Framställningen av statistik styrs dessutom av Europeiska unionens förordning om europeisk statistik.

GDPR innebär omfattande krav på personuppgiftsbehandlingen och hur ÅSUB informerar om den. All vår behandling av dina personuppgifter sker i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

ÅSUB är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter. Vi kan också vara personuppgiftsbiträde vid framställning av statistik för en annan statistikansvarig myndighet. ÅSUB:s adress är Ålandsvägen 26, AX-22100 Mariehamn.

Enligt GDPR är en personuppgift all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en levande, fysisk person. Typiska personuppgifter är personnummer, namn och adress. Även uppgifter som har avidentifierats (pseudonymiserats), men som kan hänföras till en fysisk person med hjälp av andra uppgifter är personuppgifter.

Med behandling av personuppgifter avses i princip allt som går att göra med personuppgifterna, till exempel att samla in, registrera, lagra och samköra uppgifter.

Vi behandlar dina personuppgifter för framställning och utveckling av statistik samt i vissa fall för vissa specifika forskningsändamål vars syfte då tydliggörs i samband med att uppgifterna samlas in. Statistiken och undersökningsresultaten publiceras i form av sammandrag, tabeller och figurer. Det är inte möjligt att urskilja enskilda personer eller företag.

Ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifter

ÅSUB behandlar i huvudsak personuppgifter för att fullfölja sina lagstadgade förpliktelser. Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse, vilket är vår rättsliga grund för behandlingen (art. 6.1.e GDPR).

Vi behandlar dina personuppgifter för framställning av statistik. Uppgifterna samlas in på basen av skyldigheten att lämna uppgifter. ÅSUB är enligt lag förpliktad att i första hand använda material som andra myndigheter samlat in. Uppgifterna samlas in direkt av uppgiftslämnarna då uppgifterna inte är tillgängliga på annat håll. ÅSUB använder uppgifterna för att framställa statistik, datamaterial som erhållits från olika källor slås samman till statistik. Alla personuppgifter som samlats in från uppgiftslämnare för statistiska ändamål är enligt lag sekretessbelagda.

Personuppgifter behandlas i enlighet med Statistiklag (1994:42) för landskapet Åland 3 § samt landskapslag (2019:9) om dataskydd inom landskaps- och kommunalförvaltningen 5 § och 31 §.

För varje specifik behandling (insamling) finns särskilda, uttryckliga ändamål angivna. Vi beskriver dessa ändamål i den information som finns om varje insamling av uppgifter, se registerbeskrivningarna under Register med personuppgifter.

Dataskyddets betydelse i statistikföringen

Dataskyddet är en grundläggande princip inom statistikväsendet. Att värna om ett högt dataskydd är en förutsättning för det förtroende som ÅSUB behöver vid datainsamlingen. För att ÅSUB:s statistik ska vara tillförlitlig måste vi få så täckande primäruppgifter som möjligt för att producera statistiken. För att det ska lyckas krävs att uppgiftslämnarna kan lita på att uppgifterna som berör dem behandlas ändamålsenligt och med ett högt dataskydd.

ÅSUB:s datamaterial

ÅSUB har enligt lag rätt att inhämta personuppgifter från olika myndigheter för statistikföring. En del av de datamaterial som ÅSUB har tillgång till täcker hela Ålands befolkning, en del är urvalsmaterial. Uppgifter erhålls till exempel från Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, Skatteförvaltningen och Arbets- och näringsministeriet. Uppgifter samlas också in från exempelvis arbetsgivare som levererar uppgifter om sina anställdas löner och arbetstider.

ÅSUB samlar också in uppgifter direkt från invånarna med hjälp av intervju- och enkätundersökningar som bygger på frivillighet. Varje enkätsvar tilldelas då ett löpnummer/ID-nummer, en så kallad pseudonymisering. Övriga identifikationsuppgifter i svaren särskiljs för den vidare databehandlingen och skyddas så att obehöriga inom myndigheten inte kan ta del av dem.

Statistiklagen förutsätter att uppgiftslämnarnas identifikationsuppgifter, såsom namn och personbeteckning, inte insamlas eller sparas, om det inte är nödvändigt för framställningen av statistiken. Det är vanligen nödvändigt när identifikationsuppgifterna behövs för att de insamlade uppgifterna ska kunna slås samman med andra uppgifter.

När företaget eller sammanslutningen lämnar uppgifter sparar ÅSUB uppgifter om kontaktperson, personens namn, tjänste-e-post samt eventuellt telefonnummer och yrkesställning.

ÅSUB kan även samla in uppgifter genom intervju- och enkätundersökningar på uppdrag av andra organisationer. Statistiken och resultaten publiceras grupperat så att uppgifterna om enskilda personer eller företag inte kan urskiljas.

Närmare information om vilka personuppgifter som behandlas inom respektive statistikområde finns i registerbeskrivningarna under Register med personuppgifter.

ÅSUB:s interna principer för dataskydd

Personuppgifterna behandlas endast av personer som behöver uppgifterna i sitt arbete. Tillgången till personuppgifter är avgränsad med hjälp av behörigheter. Alla som hör till ÅSUBs personal har undertecknat ett sekretessavtal där de förbinder sig att hemlighålla uppgifter som enligt Statistiklagen eller Landskapslag om behandling av personuppgifter inom landskaps- och kommunförvaltningen (ÅFS 2019/9) föreskrivs som sekretessbelagda. Också personuppgiftsbiträden som behandlar ÅSUB:s datamaterial undertecknar ett sekretessavtal.

Vilka kan få tillgång till dina uppgifter?

Utgångspunkten är att dina personuppgifter endast behandlas av oss. ÅSUB har enligt statistiklagen rätt att lämna ut sekretessbelagda personuppgifter för statistikföring till en annan statistikmyndighet såsom till Institutet för hälsa och välfärd (THL) och Statistikcentralen. Dina uppgifter kan även komma att delas med aktörer som behandlar personuppgifter för ÅSUBs räkning i egenskap av personuppgiftsbiträden, främst ÅSUBs IT-leverantör, Åda Ab (info@ada.ax).

Uppgifter som samlats in för statistiska ändamål kan efter prövning lämnas ut för vetenskapliga undersökningar. Utlämningen av material sker alltid på ett sådant sätt att det inte är möjligt att direkt identifiera en person. Externa forskare kan endast använda personuppgifter i ÅSUB:s lokaler.

Sekretessbelagda uppgifter kan aldrig lämnas ut för administrativt beslutsfattande, tillsyn eller något annat motsvarande ändamål.

Överföring av personuppgifter till tredje land

ÅSUB behandlar som endast personuppgifter inom EU/EES.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar inte dina personuppgifter under en längre tid än vad som är tillåtet enligt tillämplig lag. Utifrån ändamålet med de olika statistikprodukterna har ÅSUB bestämt hur länge uppgifterna i varje produkt får bevaras.

Vilka rättigheter har jag som registrerad?

ÅSUB säkerställer att rättigheterna i anslutning till behandlingen av dina personuppgifter tillgodoses. ÅSUB är en landskapsmyndighet vars verksamhet grundar sig på lagen. När ÅSUB behandlar dina personuppgifter kan du ha följande rättigheter:

tillgång till personuppgifter om dig själv,
rätt till rättelse och
rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter.

Du har rätt att kräva att dina uppgifter raderas eller överförs endast om behandlingen av dina personuppgifter baserar sig på ditt samtycke. Du kan återkalla ditt samtycke när som helst. I allmänhet grundar sig ÅSUBs rätt att behandla personuppgifter dock på lag. Du kan granska den rättsliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter i registerbeskrivningarna.

ÅSUB behandlar inte personuppgifter för automatiskt beslutsfattande.

Rätt att kontrollera sina uppgifter

Var och en har rätt att få information om vilka personuppgifter ÅSUB behandlar för administrativa behov och kontrollera uppgifterna om sig själv (registerutdrag). Du kan be om kontroll genom att skicka en skriftlig begäran till ÅSUB, till exempel genom att använda formuläret på vår hemsida under sidan:

I övrigt är rättigheterna att exempelvis få uppgifterna raderade (rätten att bli glömd) eller rätten till begränsad behandling kringskurna inom statistikframställning enligt särskilda bestämmelser i lag.

Rätt till rättelse

Om du vill rätta (korrigera) dina egna uppgifter, kan du skicka en begäran till asub@asub.ax.

Klagomål till tillsynsmyndigheten

En registrerad har rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten om den registrerade misstänker att ÅSUB bryter mot GDPR eller den nationella lagstiftningen. Tillsynsmyndighet är datainspektionen. Kontaktuppgifter finns på datainspektionens webbplats, www.di.ax.

Kakor i webbtjänsten

Vi använder kakor (cookies) i vår webbtjänst för att förbättra användarupplevelsen. Närmare information om användningen av kakor i våra webbtjänster hittar du på sidan Policy för användning av kakor.

Användning av AI-verktyg

Användning och anskaffning av AI-verktyg lyder under samma dataskyddsregler som övrig verksamhet. Personuppgifter, sekretessbelagd information eller annan känslig data hanteras inte med hjälp av online-baserade verktyg.

Lagstiftning

Statistiklagen för Åland (ÅFS 1994/42) styr framställning av statistik.
Därtill styr EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) 2016/679 och Landskapslag (2019:9) om dataskydd inom landskaps- och kommunalförvaltningen ÅSUBs behandling av personuppgifter.

Framställningen av statistik styrs dessutom av EU:s statistikförordning (nr 223/2009) och en mängd statistikspecifika förordningar.
ÅSUB tillämpar Offentlighetslag (2021:79) för Åland i förvaltningsärenden.

Önskar du mera information?

Kontakta ÅSUB per e-post: asub@asub.ax.
Telefon: +358 18 25490

Du kan även kontakta ÅSUBs dataskyddsombud, kontaktuppgifter

E-post: Dataskyddsombud@regeringen.ax